직장인 이야기
직장에서 알아두어야 할 기본 전화예절 및 대화예절


사회에 처음 발을 내딛게 되면, 하나부터 열까지 어색한 일 투성입니다. 사람들과의 대화부터 전화통화 하는 방법 등 헷갈리는 일이 많죠. 때문에 사회 초년생은 직장 내에서 지켜야 하는 일들, 그리고 놓쳐선 안 되는 기본적인 예절 및 예의에 대해 미리미리 알아두는 것이 좋습니다. 


또 아무리 직장 생활이 적응된 사람일지라도 언제 어디서 실수할 지 모르니 직장 내 예절을 항상 숙지해두는 것이 필수요소라 할 수 있겠습니다. 직장에서 알아두어야 할 기본 전화예절과 대화예절에 대해 함께 살펴보도록 하겠습니다. 



커뮤니케이션 communication


커뮤니케이션이라는 말, 많이 들어보셨죠? 우리 사회는 그리고 특히나 직장 내에서는 말로 시작해서 말로 끝난다고 해도 과언이 아닙니다. 그만큼 대화를 하는 일이 많은 곳이죠. 때문에 커뮤니케이션이 중요합니다. 커뮤니케이션이란, 모두 아시겠지만 사람들끼리 서로의 생각과 느낌, 정보 등을 주고 받는 것을 말합니다. ‘의사소통’이라고 말할 수 있겠지요. 서로의 생각, 감정 그리고 전달하고자 하는 내용과 정보를 잘 파악하기 위해서는 잘 말하고 잘 들을 줄 알아야 합니다. 



상대방 이야기에 귀 기울기 


우리의 입은 하나고, 귀는 둘입니다. 입보다는 귀를 중요하게 여기라는 탈무드 속 명언이 있죠. 말을 하는 것보다 귀를 기울여 듣는 것이 더 중요하다는 것을 알 수 있는데요. 입으로 망하는 경우는 있어도 귀로 인하여 망하는 일은 없는 것만 봐도 그렇습니다. 말을 하는 것보다 상대방의 이야기를 잘 경청하는 것, 그것이 바로 신뢰받는 사람이 되는 첫 번째 걸음이라고 할 수 있습니다. 



상대방의 이야기, 특히 상사의 이야기를 들을 때에는 자신의 의견을 먼저 전하기 보다는 상대의 이야기에 먼저 집중합니다. 끝까지 잘 들은 후 하고 싶은 이야기를 하면 됩니다. 미소를 짓고 친밀한 자세, 긍정적인 반응을 보이며 이야기를 듣는 것이 좋으며, 절대 하면 안 되는 것으로는 손이나 다리를 꼬는 행동, 대화 중간 끼어들기, 힐끔힐끔 시계보기 등인데요~ 상대방의 이야기를 들을 때에는 나의 관심사가 아니더라도 끈기, 참을성을 가지고 겸손한 자세로 듣는 습관을 가지는 것이 좋겠죠? 


만약 상대방이 말하는 내용을 충분히 이해하지 못했을 경우에는 정중히 다시 묻고 확인해야 합니다. 분명히 알아야 할 내용이라면 바로 바로 확인하는 것이 좋습니다. 



직장인 대화예절의 기본 ‘말하기’


‘말 한마디에 천냥 빚을 갚는다’ 라는 우리 옛 속담처럼 사람과 사람 사이의 대화는 정말 중요합니다. 하지만 직장 내에서는 어떻게 말을 해야 하는지, 상황에 따라 자신의 대화법이 적절한 것인 지 헷갈리기도 합니다. 혹시나 말실수를 하면 어떡하지 라는 걱정을 하기도 하죠. 직장 내 대화를 하 때에는 밝고 명랑한 표정은 늘 기본입니다. 우리의 표정을 통해 상대의 기분도 좌지우지 되니까요. 또한 아무리 자신이 하고 싶은 이야기가 있다 하더라도 상대가 이야기를 들을 수 없을 수도 있으니 말을 시작할 때에는 상대의 동의 및 양해를 구하고 시작해야 합니다. 알아듣기 쉽게 정확한 발음과 목소리의 크기로 이야기를 전달해야 합니다. 하고자 하는 이야기가 무엇인지 정리한 후 간단 명료하게 설명하는 것이 좋고, 끝 맺음은 분명하게 해야 좋은 이미지를 남길 수 있습니다. 


‘아’다르고 ‘어’다르다는 말이 있듯이, 같은 말이라도 말하는 태도, 억양 그리고 어떤 단어를 사용하고 표현하냐에 따라 달라집니다. 상대에게 좋은 인상을 남길 수도 있고 불쾌한 대화로 기억될 수 도 있겠죠. 때문에 말을 할 때에는 항상 신중해야 하겠죠? 



직장 전화예절


직장에서 대화예절만큼 중요한 것이 있어요. 바로 전화예절입니다. 생각해보면 정말 기본적인 전화예절임에도 불구하고 모르는 사람들을 꽤 많이 보았습니다. 사회초년생들이 가장 많이 하는 실수 중 하나로는 바로 받는 자세입니다. 전화가 왔을 때 보통 우리는 ‘여보세요’라고 말을 하고 전화를 받죠. 하지만 사회에서는 적용되지 않는 사항입니다. 아주 기본적인 사항만 잘 인지한다면 센스 있는 사원이 될 수 있습니다. 



먼저, 전화를 걸었을 때에는 자신이 누구인지 밝히고 상대가 내가 통화하고자 하는 사람이 맞는지 확인해야 합니다. 그리고 나서 통화가 가능한지 물어본 뒤 용건을 말하는 것이 좋습니다. 또, 전화가 왔을 때에는 상대가 찾는 사람이 누구인지 확인하고 연결하면 되는데, 이 때 수화기를 막고 내용을 전달하는 것이 좋습니다. 만약 상대가 찾는 사람이 자리에 없을 경우에는 전화를 건 사람의 정보, 용건 등을 꼼꼼하게 메모한 후 전달해야 합니다. 때문에 항상 메모할 수 있는 메모지 등을 비치해두는 것이 좋겠죠? 마지막에는 정중하게 인사하고 상대가 먼저 끊을 때까지 기다린 후 수화기를 내려놓는 것이 기본 예의입니다. 



직장 내에서 전화를 할 때에는 얼굴을 보고 대화를 하는 것이 아니기 때문에 예절이 무엇보다 중요합니다. 상대방이 기다리지 않도록 신속하게 내용을 전달하고 대처하는 것이 좋으며, 이야기를 할 때에는 상대방이 잘 이해할 수 있도록 정확한 발음으로 말해야 합니다. 또한 얼굴이 보이지 않기 때문에 웃는 태도, 친절한 태도를 유지하는 것은 필수겠죠? 


사람과 사람 사이에는 커뮤니케이션이 중요합니다. 특히나 직장은 출생부터 성장, 교육, 취미, 가치관 등 모든 것이 다른 사람들이 공동의 목표 아래 함께하는 조직이기 때문에 더 중요합니다. 다른 사람들이 모여있기 때문에 아주 기본적인 예의를 잘 지킴으로써 원만한 의사소통, 인간관계를 만들어가는 것이 좋습니다. 상대의 개성과 욕구 등을 존중하며, 자신이 직장에서 최선의 인재가 될 수 있도록 기본적인 부분을 잘 체크하시길 바라겠습니다.


2015.09.21 07:00